第1章 Word文档的录入与编辑

1.1 文本输入

技巧1 中文省略号、破折号的快捷输入法

在编辑文档时，经常会遇到多处内容需要输入省略号与破折号，这两种标点符号很常见，却无法在键盘中找到它们。下面介绍利用快捷键输入中文省略号、破折号的方法。

1．输入中文省略号

将光标定位到文档中，按“Shift+6”组合键，即可输入省略号，如图1-1所示。重复按此快捷键即可输入更多的省略号。

2．输入破折号

1 将光标定位到文档中，按住“Shift”键不放，减号键“-”，系统会生成两条短线“--”，如图1-2所示。

2 选中这两条短线“--”，单击“开始”选项卡，在“字体”组中单击“字体”下拉按钮，在下拉菜单中单击“Times New Roman”，如图1-3所示。

3 执行上述操作，即可生成破折号“——”，如图1-4所示。

技巧2 商标符TM、注册商标符R、版权符C的快捷输入

在编辑特定文档时，有时需要输入商标符TM、注册商标符R、版权符C，此时可通过如下技巧快速输入。

1 定位光标，按“Ctrl+Alt+T”组合键，即可输入商标符“TM”，如图1-5所示。

2 定位光标，按“Ctrl+Alt+R”组合键，即可输入注册商标符“®”，如图1-6所示。

3 定位光标，按“Ctrl+Alt+C”组合键，即可输入版权符“©”，如图1-7所示。

技巧3 人民币大写金额的巧妙输入法

要求将图1-8所示的阿拉伯数字转换为图1-9所示的大写数字，可以通过如下技巧来实现。

1 打开Word文档，选中阿拉伯数字，在“插入”选项卡的“符号”组中单击“编号”按钮（如图1-10所示），打开“编号”对话框。

2 在“编号类型”列表框中单击“壹，贰，叁…”，如图1-11所示。

3 单击“确定”按钮即可将阿拉伯数字转换为人民币大写金额。

技巧4 快速插入特殊符号

在编辑文档时，经常要使用一些特殊符号，而键盘上的符号有限，此时则需要通过“插入符号”功能快速输入。

1 将光标定位到需要输入特殊符号的位置，如图1-12所示。

2 在“插入”选项卡下的“符号”组中单击“符号”按钮，在下拉列表中单击“其他符号”选项（如图1-13所示），打开“符号”对话框。

3 查找并选中需要使用的符号，如选择“”，如图1-14所示。

4 单击“插入”按钮即可快速地插入符号，如图1-15所示。

技巧5 难缠的生僻字

在Word文档中，经常会遇到既不知道读音又不知道怎么拆分的生僻字，此时可以利用“插入符号”功能来辅助输入生僻字，例如输入“羙”字。

1 输入一个与该生僻字有相同偏旁部首的汉字，如“羙”字，然后选中该汉字，如图1-16所示。

2 在“插入”选项卡下的“符号”组中单击“符号”按钮，在下拉列表中单击“其他符号”（如图1-17所示），打开“符号”对话框。

3 在“符号”选项卡下，选中需要输入的生僻字，如“羙”，如图1-18所示。

4 单击“插入”按钮即可插入生僻字，如图1-19所示。

技巧6 为同一词或词组一次性添加下划线

在对文档进行编辑时，有时需要将特殊的词或词组突出显示，例如为其添加下划线，下面介绍利用替换法为特殊词组添加下划线的技巧。

1 打开文档，在“开始”选项卡下的“编辑”组中单击“替换”按钮（如图1-20所示），打开“查找和替换”对话框。

2 在“查找内容”文本框中输入“重庆万利”，在“替换为”文本框中输入“重庆万利”，如图1-21所示。

3 将光标定位于“替换为”文本框，按“Ctrl+U”组合键为替换为内容添加下划线格式，如图1-22所示。

4 单击“全部替换”按钮，打开“Microsoft Word”对话框，如图1-23所示。

5 单击“确定”按钮后效果如图1-24所示。

技巧7 给生僻字注音

在编辑文档时，对于不知道读音的生僻字，可以通过如下方法为生僻字注音。

1 选中不知道读音的生僻字，在“开始”选项卡的“字体”组中单击“拼音指南”按钮（如图1-25所示），打开“拼音指南”对话框。

2 在对话框中即可看到读音，如图1-26所示。

3 单击“确定”按钮即可为生僻字添加拼音，如图1-27所示。

技巧8 在文字右侧显示拼音

在编辑文档时，有时需要将汉字的拼音附带在文字的右边，此时可以先添加汉字拼音，然后通过如下技巧转换。

1 按上一技巧为文字添加拼音，选中添加了拼音的文本，按“Ctrl+C”组合键复制，如图1-28所示。

2 打开记事本文件，按“Ctrl+V”组合键粘贴，如图1-29所示。

3 复制记事本文件中的文本，重新粘贴到Word文档中，效果如图1-30所示。

技巧9 文档英汉即时互译

在Word文档中，有时需要英汉间隔排版，用户可以根据需要在Word文档中进行英汉互译。

1 选中需要翻译的文字，在“审阅”选项卡下的“语言”组中单击“翻译”按钮，在下拉列表中单击“翻译所选文字”命令，如图1-31所示。

2 打开“信息检索”任务窗格，单击“翻译为”文本框中的下拉按钮，在下拉列表框中选择一种语言，如“英语（美国）”，此时会自动将选中的语言翻译成英文，如图1-32所示。

3 将光标定位到需要放置英文的位置，单击“插入”按钮即可将英文插入到文档中，如图1-33所示。

技巧10 用翻译屏幕提示辅助阅读

在编辑文档时，如果英文水平有限，可以启用翻译屏幕提示功能来辅助阅读，从而实现当鼠标指针指向时就能显示出翻译信息。

1 打开文档，单击“审阅”选项卡下的“翻译”组中的“翻译”按钮，在下拉菜单中单击“翻译屏幕提示”命令，如图1-34所示。

2 开启此功能后，当鼠标指针指向目标对象时就可以显示出相应的翻译提示，如图1-35所示。

技巧11 快速创建繁体字办公文档

有些企业有时需要编写繁体字办公文档，为降低编写难度，可以利用本技巧将简体字文档转换为繁体字文档。

1 选中目标文本，单击“审阅”选项卡的“中文简繁互换”组中的“简转繁”按钮，如图1-36所示。

2 转换后效果如图1-37所示。