4.2 建立项目方案书长文档的结构

在页面视图下查看比较长的文档的结构，是比较困难的事，在Word 2016中，使用大纲视图可以快速地了解文档的结构，所以在编辑长文档时，就需要建立长文档的结构。

4.2.1 打开模板并切换到大纲视图

在大纲视图中，用户可以清晰地看出文档的结构，文档标题和正文文字在此视图中将会被分级显示出来，而根据用户的具体需要，还可将小级别的标题和正文隐藏起来，以达到更加清晰显示总体结构的效果。

当模板文档打开后，单击【视图】选项卡下【文档视图】选项组中的【大纲视图】按钮，即可将文档切换到大纲视图，此时功能区出现【大纲】选项卡，如图4-50所示。

图4-50 大纲视图

4.2.2 标题级别的升降

在Word 2016的大纲视图中，用户可以很方便地设置标题级别，Word一共提供了9个大纲级别。只有设定了标题样式的文档才能在大纲视图中显示出大纲级别来，在大纲视图中，用户可以将文档大纲折叠起来，只显示所需要的标题和正文内容。

1．设置样式时设置大纲级别

设置大纲级别的具体操作步骤如下。

步骤1 单击【开始】选项卡下【样式】选项组中的【其他】按钮，从弹出的【样式】菜单中右击【标题1】样式，在弹出的快捷菜单中选择【修改】选项，如图4-51所示。

图4-51 选择【修改】选项

步骤2 打开【修改样式】对话框，单击【格式】按钮，从弹出的菜单中选择【段落】选项，如图4-52所示。

图4-52 【修改样式】对话框

步骤3 打开【段落】对话框，在【常规】选项组中单击【大纲级别】下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择【1级】选项，如图4-53所示。

图4-53 选择【1级】选项

步骤4 单击【确定】按钮，返回到【修改样式】对话框，再次单击【确定】按钮，设置即可生效，此时标题就会以1级大纲显示，如图4-54所示。

图4-54 显示效果

2．在大纲视图中设置大纲级别

前面已经介绍了在设置样式时设置大纲级别的操作，而在大纲视图中设置大纲级别的方法有别于在设置样式时设置大纲级别的方法。具体的操作步骤如下。

步骤1 在大纲视图中，将光标定位于要设置大纲级别的标题中，并选择【大纲】选项卡，进入到【大纲】界面，其中包含【大纲工具】选项组，如图4-55所示。

图4-55 【大纲工具】选项组

步骤2 单击【大纲工具】选项组中的【正文文本】下拉按钮，弹出如图4-56所示的下拉列表，从下拉列表中选择【1级】选项，即可设置标题的大纲级别为“1级”。

图4-56 【正文文本】下拉列表

步骤3 运用同样的方法即可设置“标题2”“正文”样式的大纲级别。

提示

在Word 2016的内置样式中，“标题1～9”和大纲级别中的“1～9”是相互对应的，如果使用标题级别，那么即使没有指定大纲级别，大纲级别也会自动应用。

3．大纲级别的升降级

如果对设置好的大纲级别不满意，则可以对大纲的级别进行修改，选中需要改变大纲级别的标题，然后在【大纲】选项卡的【大纲工具】选项组中，单击按钮，即可将该标题级别提升到最高级，单击按钮即可将该标题提升一级，单击按钮可将标题降低一级，单击按钮可以将标题降低到最低的正文级别，如图4-57所示。

图4-57 提升大纲级别

除此之外，还可以将鼠标指针指向标题前的图标，当光标呈现状态，按住鼠标左键拖动，此时鼠标指针呈现双向箭头状态，拖动到所需标题级别的缩进位置即可改变大纲级别，如图4-58所示。

图4-58 拖动改变大纲级别

4.2.3 标题和段落内容的移动

如果用户需要移动标题和段落的内容，也可以轻松地在大纲视图中通过【大纲】选项卡中的按钮来完成。选定需要移动的段落内容，单击【大纲】选项卡下【大纲工具】选项组中的【上移】按钮或【下移】按钮，即可将选定的内容上移或者下移，如图4-59所示。

图4-59 移动选定的文本内容

提示

光标定位于标题中，单击【上移】按钮或【下移】按钮，则移动标题而不移动它下属的内容；光标定位于段落中，单击【上移】按钮或【下移】按钮，则会将该段落内容上移或下移。

4.2.4 展开或折叠纲目层次

在【大纲】选项卡下【大纲工具】选项组中有和两个按钮，运用这两个按钮可以将大纲级别中的内容展开或折叠显示，具体的操作步骤如下。

步骤1 将光标定位于标题中，然后选择【大纲】选项卡，进入到【大纲】界面。

步骤2 在【大纲工具】选项组中单击按钮，即可将标题下的最低级别的内容取消显示，如图4-60所示。

图4-60 取消显示低级别文字

步骤3 单击按钮，即可恢复对折叠内容的显示，如图4-61所示。

图4-61 展开文字

提示

双击标题前的图标，也可以快速展开或折叠标题。

4.2.5 大纲视图的显示方式

在大纲视图中根据不同的需要有不同的显示方式，如果在【大纲工具】选项组中单击【显示级别】下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择要显示的级别，这里选择【1级】选项，此时文档将显示所有1级大纲级别，如图4-62所示。

图4-62 只显示1级大纲级别

如果在【大纲工具】选项组中选中【仅显示首行】复选框，则系统只显示每一段首行的文字，如图4-63所示。

图4-63 只显示首行的文档

4.2.6 在大纲视图中选择内容

在大纲视图中选择文档内容比在页面视图中选择内容的方法要简单得多，只需单击标题前面的图标，就可以选中该标题及标题下的子标题和正文，如图4-64所示，如果要选中某个段落，只需单击正文前面的图标即可选中段落，如图4-65所示。

图4-64 选中标题和正文内容

图4-65 选中段落

4.2.7 打印大纲

如果在大纲视图中只显示文档的层次结构，那么打印出来的就是显示出来的层次结构，如果选中【仅显示首行】复选框，那么打印出来的就是全部正文。选择要打印的内容之后，选择【文件】选项卡，进入到【文件】界面，然后单击【打印】按钮，即可预览打印效果，如图4-66所示，然后单击【打印】按钮，即可将显示的文字打印出来。

图4-66 打印效果预览

4.2.8 返回文稿输入编辑状态

切换回页面视图的方法很简单，单击【视图】选项卡中【文档视图】选项组中的【页面视图】按钮，即可返回文稿输入编辑状态，如图4-67所示。

图4-67 页面视图

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