第二节 员工入职合规指引

◆相关概念

1.电子劳动合同

是指用人单位与劳动者经协商一致，以可视为书面形式的数据电文为载体，使用可靠的电子签名订立的劳动合同。用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。电子合同签署一般需满足以下条件：（1）签署主体可信；（2）签署过程可以事后查询；（3）签署结果不可篡改。

2.如实说明义务

是指在劳动合同订立过程中，对与劳动合同相关的事项，劳动者有义务按照用人单位要求提供真实完整的信息。

◆典型案例

劳动合同签收表能否证明已签署劳动合同？

王某于2016年8月1日入职某科技公司，双方先后签订两次2年期劳动合同。该两次劳动合同签署时科技公司均安排了员工在劳动合同签收表上签名，签收日期均晚于合同起始日期。2022年8月，王某离职后申请劳动仲裁，要求科技公司支付2020年9月1日至2022年8月31日的双倍工资20万元。科技公司则主张2020年8月1日生效的无固定期限劳动合同已遗失，无法提供原件。但2020年9月3日王某曾在一份劳动合同签收表上签名，可以证明双方确实签过无固定期限劳动合同。王某则表示劳动合同签收表不能证明劳动合同已签，当时公司交付的是空白的劳动合同而非已盖章签字的版本。

专家分析

本案中，王某在签署前两次劳动合同时科技公司均安排了签收，且均系领走已盖章签字版本，故而根据公司惯常的流程，王某在第三次劳动合同签收表上签名，其实际领走已盖章签字版本具有高度盖然性，据此劳动争议仲裁委员会驳回了王某的诉请。科技公司在无法举证劳动合同原件的情况下之所以胜诉，很大程度上是因为公司一直坚持劳动合同签收并交付签收表的流程，最终避免了公司损失。

◆合规指引

第一步：报到

操作说明

劳动者按照录用通知约定的报到日前往用人单位报到，向用人单位交付入职所需的相关材料，用人单位进行检查核验，确定劳动者的主体身份并为入职手续办理做好准备。

注意事项

1.用人单位宜在报到日前再次提醒劳动者应携带的材料，包括所需的原件或复印件份数等。

2.如劳动者因不可抗力情形无法报到，用人单位可以和劳动者约定调整报到日期，但建议通过邮件、短信等方式再次确认。

3.用人单位如遇劳动者在报到现场无法提供全部材料的情况，应避免允许劳动者直接进入工作状态，妥善的处理方式是与相关部门进行沟通核实，在确定解决方案之前应安排劳动者退出工作场所以待后续通知。

4.对于个别允许劳动者事后补充入职材料的情形，应通过书面方式约定补充材料的时限、逾期未补充材料的后果。

示范文本

入职资料提交承诺书

本人____（身份证号码：________），受聘于________公司（以下简称公司），于____年____月____日办理入职手续，入职前公司已告知本人入职所需材料及相应的材料要求，现因个人原因无法提供部分材料。

现本人郑重承诺：

于入职后____个自然日内补齐所需全部资料，如不能补齐，视为试用期不符合录用条件，公司有权解除劳动合同而无需支付任何补偿，由于资料不齐导致公司目前无法按照国家规定为本人缴纳社会保险及公积金等其他一切后果由本人全部承担，与公司无关。

所缺资料明细：

……

承诺人（签名）：

日期：

相关法规

《人力资源市场暂行条例》（2018年6月29日发布）

第十八条第一款　经营性人力资源服务机构从事职业中介活动的，应当依法向人力资源社会保障行政部门申请行政许可，取得人力资源服务许可证。

第二步：履行必要告知义务，采集个人信息

操作说明

员工入职后，基于合同签订、薪酬福利、文件送达等人力资源管理的需要，用人单位一般需集中采集员工的个人信息，包括个人联系方式、家庭住址、身份证号码等。一方面，用人单位采集员工个人信息应满足管理必需的目的，涉及未成年子女、脸部识别特征等敏感个人信息的，还应遵循员工单独知情同意的原则。另一方面，用人单位应在入职时主动披露涉及职业危害、工作内容、工作条件、安全生产状况等信息，履行诚信沟通义务。

注意事项

1.用人单位采集员工的个人信息应区分一般个人信息和敏感个人信息，并采取不同的管理方式，如将雇员信息登记表区分为一般信息栏和敏感信息栏，并标识不同的保密等级。同时用人单位可以安排员工签署专项《个人信息保护承诺书》，就员工个人信息等授权使用以及应承担的义务作出规定。

2.就员工提供的个人信息及资料，应安排员工签字确认，确保系员工本人提交，避免未来就信息提交主体产生争议，如员工提交的打印版简历信息，应由员工签名确认。

3.用人单位应采集必要的信息，如国籍、身份证号码、家庭住址、手机号码、个人电子信箱、累计工作年限、利益冲突事项（如是否有亲属在本单位或合作单位任职）、是否存在未履行的竞业限制义务等。

4.涉及用人单位应主动告知的事项，用人单位可以通过书面告知函的方式呈现，如明确告知职业危害的具体因素、公司已采取的防护措施等。

示范文本

个人信息保护承诺书

为实现员工与公司签订的劳动合同以及公司的人力资源管理需要，根据《民法典》《个人信息保护法》等相关规定，制定本承诺书。

本人____，确认下述承诺书内容，并同意公司处理本人的个人信息。

一、所处理信息的范围

公司将收集并处理本人如下部分或全部个人信息：

员工的姓名、性别、国籍、民族、户籍、住址、电话号码、手机号码、电子邮件地址、出生日期、紧急联系人等；

教育背景、工作经历、技术技能、专业认证和登记、语言能力、参与的培训等；

在职期间形成的考勤记录、休假记录、绩效评估记录、感谢信与表扬信、培训与发展评估、纪律处分和申诉记录、离职日期以及与管理雇佣终止相关的信息（如介绍信）等；

居留和工作许可状况、一般生理特征（如视力、身高和体重）、衣服尺寸、肖像照片、车辆信息（如适用）、所属工会等；

其他与雇佣过程相关的一般个人信息。

敏感个人信息包括：

个人财产信息，如银行账户详情（包括账户号码和个人识别号码PIN）、工资信息、信用卡交易记录等；

个人健康生理信息，如病症（包括职业病史、传染病史）、病历、治疗（记录）、体检信息、生育信息、药物和酒精测试结果、疫苗接种、检查筛选信息等；

个人生物识别信息，如声纹、指纹、掌纹、面部识别信息等；

个人身份信息，身份证、护照、社会保险号或其他缴税识别编号等；

存储于公司电子设备及网络的信息，如员工使用公司的计算机、网络或通讯设备创建、存储或传输的其他工作成果、网络活动踪迹、通讯记录、使用记录，包括公司通过使用“cookie”技术收集到的数据等；

员工未成年家属信息（包括性别、年龄、就读学校、国籍和护照信息等）；

其他信息，如差旅住宿记录、保险理赔及其他福利信息（包括符合资格的家属和受益人的信息）、婚姻状态、行踪轨迹、精准定位信息、未公开的违法犯罪记录等。

二、个人信息的用途及处理方式

1.员工确认以下事项和用途属于订立、履行劳动合同或实施人力资源管理所必需的事项，公司可基于下列事项依法处理或委托第三方处理员工的个人信息（“处理”是指收集、使用、公开、存储、传输、删除、向第三方提供等方式）：

人力规划、招聘和人员配备，包括评估求职申请和执行背景调查；

管理员工雇佣关系，包括工作许可办理、信息登记、紧急联络、合同签署、社保和公积金缴纳、考勤管理、休假管理、差旅、团建、薪酬福利和所得税、培训与发展、绩效评估、费用报销、第三方采购（如预订机票、酒店等）、纪律与投诉流程、离职管理、离职证明、介绍信等；

进入公司工作场所、指定区域，或使用公司设备、网络或系统资源；

保护公司员工、客户及资产的安全，包括对在工作场所安装监控摄像头和利用公司计算机、网络、通讯及其他资源进行的活动进行控制、访问以及监控；

调查并响应针对公司、公司雇员的投诉与申诉；

遵守适用法律（如健康和安全方面的法律），包括要求提交行踪信息、疫苗接种信息等；

调查员工在履行其工作职责期间的任何涉嫌或实际的欺诈、利益冲突、不当行为、过失或疏忽等；

响应法律程序，寻求合法权利和救济，如为仲裁诉讼、监察等提供证据、陈述事实和提出主张或索赔；

响应员工新任雇主（包括雇员的前任或准雇主或他们的代理）提出的推荐信和背景调查的请求；

与上述任何一项有关的其他目的，或促进雇佣监管或管理所必需的其他目的。

2.公司可能会向员工提供特定公司电脑、公司电子邮件账户、移动设备、电话、打印机、传真或可以访问或连接到本公司系统的任何设备，供员工在本公司工作期间履行其职责使用。员工同意遵守本公司不时公布的相关IT 和系统使用政策，员工认可，公司财产应用于工作相关目的。员工进一步认可，在公司财产上出现或产生的任何材料或数据被推定为出于工作相关目的或属于本公司或其客户的工作成果。本公司基于资产和网络系统安全的需要，有权监控员工对公司财产的使用，访问、复制和使用员工的公司电子邮件账户和所有文件、本公司提供的在线账户以及存储在公司财产中的通信日志（包括安装在公司电脑和移动设备上的第三方通信软件中的员工聊天记录）、目的在于向员工提供IT支持，进行相关法律法规、政府命令要求的调查，执行本公司必要的内部调查或审计。

3.公司对员工个人信息承担完全保密义务，除用于雇佣或其他合法用途外，不作任何其他用途。公司同时已采取下列安全保障措施：针对特别员工要求签署保密协议、在对外合同缔结中增设个人信息保护条款、限制涉个人信息保密载体的访问权限、甄选符合个人信息保护要求的供应商等。

三、员工的权利与义务

1.所有雇佣记录均由本公司的人力资源部保存和管理，通过以下任何方式，可与本公司人力资源部个人信息保护负责人联系：

姓名：　　　　电话：　　　　电子邮件：

2.员工了解，在本公司记录中保持其个人信息最新的重要性，并且在自身相关个人信息更新后将及时通知个人信息保护负责人。

3.关于员工个人信息保护的公司政策，或者公司需要告知员工的更新内容将通过如下途径发布，本人承诺及时关注，在自公布之日起________（请填入天数）个工作日内不向个人信息保护负责人提出书面异议的，视为同意。

4.如果任何员工打算行使《个人信息保护法》下的任何数据主体权利，则应联系个人信息保护负责人，提交书面申请。

5.本公司可能会要求员工不时提供其他人（例如员工的近亲或家庭成员）的特定个人信息，目的包括但不限于管理员工与本公司的雇佣关系、在紧急情况下与这些人联系、声明利益冲突、提交纳税申报表或处理任何公司团体保险计划等。员工有责任取得其个人信息相关提供者的必要同意。员工理解，如果员工拒绝或无法按照本公司的合理要求提供个人信息和/或敏感个人信息，将导致相应的不利后果，包括无法获准假期/报销/费用审批，受到纪律处分，包括解除劳动合同。

6.任何员工应当就所接触的其他员工、供应商或合作伙伴的个人信息承担完全的保护义务，不从事任何损害他人个人信息权益或隐私权的行为，包括通过窥探、获取或口头、邮件及各类社交媒体发布、传播、上传、下载、删除、复制包含个人信息的材料或载体。如故意侵犯他人信息权益的将被视为严重违纪行为，如因过失导致他人个人信息外泄或导致其他不利后果（包括产生投诉、索赔、媒体负面报告、监管部门警告或处罚）的，将被视为严重失职给公司造成重大损害的行为，给公司或第三方造成损失的，应另行赔偿。

7.员工在日常工作中就公司存在的个人信息保护隐患或违规行为可以向个人信息保护负责人反馈或举报。

四、其他事项

1.本人承诺在雇佣期间遵守国家法律、忠实勤勉地履行义务；不从事任何违法行为或侵害他人利益的行为；不从事任何违背职业道德或有悖于公序良俗的行为；不利用职务之便或公司资源为自己或他人谋取利益或从事任何损害公司、公司其他员工或公司客户利益的活动。

2.本人承诺严格遵守公司各项制度规定，确认公司相关制度包括《员工手册》等已履行法定民主程序和告知程序，本人同意严格遵守。

3.违反本承诺书的任何规定，将被视为严重违纪行为，公司有权解除劳动合同。

员工签名：

日期：

相关法规

《中华人民共和国职业病防治法》（2018年12月29日修正）

第三十三条第一款　用人单位与劳动者订立劳动合同（含聘用合同，下同）时，应当将工作过程中可能产生的职业病危害及其后果、职业病防护措施和待遇等如实告知劳动者，并在劳动合同中写明，不得隐瞒或者欺骗。

《中华人民共和国劳动合同法》（2012年12月28日修正）

第八条　用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况；用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。

第三步：提供劳动条件、办理入职交接

操作说明

用人单位安排劳动者入职，应提供必要劳动条件，如开通邮箱和各类网络账户，分配包括电脑、办公桌、门禁卡等劳动工具，考虑到未来双方可能就工作交接范围、电子数据的真实性产生争议，用人单位一般应就资产和电子数据移交进行证据固定。

注意事项

1.用人单位交付各类资产，应在相关登记表格中明确表明物件名称、型号、价值等，如分配的电脑品牌、型号、价值等。

2.如用人单位交付价值较高的财产如车辆，建议签署书面协议，明确约定财产归属以及经公司要求时员工应无条件返还，员工不得以劳动纠纷为由行使留置权^[1]。

3.用人单位交付电子数据，如网络登录权限，应明确登录用户名、初始密码以及提示进行及时修改的信息，如网络设备将广泛运用于日常工作沟通，可以单独制作电子数据交接表安排员工签署。

4.用人单位如要求劳动者自备劳动工具，如使用个人电脑、个人电子邮箱开展工作则可能给公司带来保密信息管理的风险。

示范文本

相关法规

《中华人民共和国民法典》（2020年5月28日发布）

第四百五十八条　基于合同关系等产生的占有，有关不动产或者动产的使用、收益、违约责任等，按照合同约定；合同没有约定或者约定不明确的，依照有关法律规定。

第四步：签订书面劳动合同

操作说明

根据法律规定，用人单位应自用工之日起一个月内与劳动者签订书面劳动合同。劳动合同文本经用人单位与劳动者签字或者盖章后生效，并由双方各执一份。

注意事项

1.劳动合同应在法定期限内（一个月）签订，该期限不能由双方另行约定延长。

2.劳动合同应由劳动者本人完成签名，一般不得由他人代签。用人单位则由法定代表人或人力资源部授权代表签署并完成盖章，所加盖印章应为公司公章或合同章，避免使用非法定印章如“人力资源专用章”“业务章”等。同时应注意加盖印章的单位名称与劳动合同记载的单位名称相符，避免张冠李戴。

3.为了减少劳动合同遗失风险，建议对劳动合同签署过程进行痕迹留存，如书面通知员工签订合同、签订合同后安排签收表进行签收。如有可能，劳动合同可以签订三份及以上，除人力资源部门和员工各持一份外，可同时在档案部门或委托的第三方另行代为保管一份。

4.用人单位如通过电子方式签订劳动合同，应注意：（1）通过电子服务平台签约的，应确保供应商具备相应资质，如获得电子认证服务许可证；（2）电子合同签署应就身份验证（如视频验证）进行证据留存；（3）电子合同的整个签约过程有痕迹可循，如身份验证、短信发送、签约上传、存档均有时间戳；（4）电子合同能事后随时查阅。

相关法规

《中华人民共和国劳动合同法》（2012年12月28日修正）

第十条　建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。

已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。

用人单位与劳动者在用工前订立劳动合同的，劳动关系自用工之日起建立。

《电子劳动合同订立指引》（人社厅发〔2021〕54号）

第六条　双方同意订立电子劳动合同的，用人单位要在订立电子劳动合同前，明确告知劳动者订立电子劳动合同的流程、操作方法、注意事项和查看、下载完整的劳动合同文本的途径，并不得向劳动者收取费用。

第七条　用人单位和劳动者要确保向电子劳动合同订立平台提交的身份信息真实、完整、准确。电子劳动合同订立平台要通过数字证书、联网信息核验、生物特征识别验证、手机短信息验证码等技术手段，真实反映订立人身份和签署意愿，并记录和保存验证确认过程。具备条件的，可使用电子社保卡开展实人实名认证。

第八条　用人单位和劳动者要使用符合《中华人民共和国电子签名法》要求、依法设立的电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥，进行电子签名。

第九条　电子劳动合同经用人单位和劳动者签署可靠的电子签名后生效，并应附带可信时间戳。

第十条　电子劳动合同订立后，用人单位要以手机短信、微信、电子邮件或者APP信息提示等方式通知劳动者电子劳动合同已订立完成。

第五步：入职培训

操作说明

员工入职后，用人单位进行必要培训是人力资源管理工作的重要组成部分，培训内容一般应覆盖企业文化、规章制度、业务部门工作流程、各类设备和资源使用、沟通联络渠道和方式等。

注意事项

1.用人单位通过培训方式告知企业既有规章制度的，应有相应的培训签收表、记录册等予以存档，避免员工事后主张不知晓规章制度的情况。

2.用人单位应安排管理者与劳动者就工作职责、工作目标等进行必要沟通，作为未来实施绩效反馈和考评的依据。

3.用人单位如将劳动者参加培训、完成培训的情况纳入试用期考核的，应提前告知员工或纳入试用期评估表。

4.对于技术工种、涉及职业危害、安全生产等特殊岗位，用人单位应按照相关法律规定安排员工实施岗前培训并保留相关的培训档案，以备主管部门实施检查。

相关法规

《中华人民共和国劳动法》（2018年12月29日修正）

第六十八条　用人单位应当建立职业培训制度，按照国家规定提取和使用职业培训经费，根据本单位实际，有计划地对劳动者进行职业培训。

从事技术工种的劳动者，上岗前必须经过培训。

《中华人民共和国安全生产法》（2021年6月10日修正）

第二十八条　生产经营单位应当对从业人员进行安全生产教育和培训，保证从业人员具备必要的安全生产知识，熟悉有关的安全生产规章制度和安全操作规程，掌握本岗位的安全操作技能，了解事故应急处理措施，知悉自身在安全生产方面的权利和义务。未经安全生产教育和培训合格的从业人员，不得上岗作业。

生产经营单位使用被派遣劳动者的，应当将被派遣劳动者纳入本单位从业人员统一管理，对被派遣劳动者进行岗位安全操作规程和安全操作技能的教育和培训。劳务派遣单位应当对被派遣劳动者进行必要的安全生产教育和培训。

……

生产经营单位应当建立安全生产教育和培训档案，如实记录安全生产教育和培训的时间、内容、参加人员以及考核结果等情况。